文章最後一次更新於 2024-12-12
隨著電子商務的蓬勃發展，企業間的交易方式也越來越多樣化，其中 B2B 電子發票已成為許多企業不可或缺的交易方式之一。
本文將完整分享在 財政部電子整合發票服務平台 上「開立 B2B 電子發票的流程」、「空白未使用發票的上傳步驟」，希望能幫助一人公司的經營者快速完成發票的開立。
當電子發票開立完成後，再搭配請款單及相關文件，就能順利完成請款作業。
＊ 更多電子發票的說明：電子發票資訊存證宣導專區
＊ 更新：2023年12月24日 電子發票整合服務新平台上線，操作流程大致與舊版相同，本文將陸續更新新版操作畫面。
B2B、B2C 電子發票的差異
B2B、B2C 是兩種不同的商業關係的名稱：
- B2B：Business-to-Business 的簡稱，指企業與企業之間的交易
- B2C：Business-to-Consumer的簡稱，指企業與消費者之間的交易
而這兩種電子發票，因為「開立對象不同」、「報稅方式不同」、「發票格式不同」、「發票傳送方式不同」，在開立發票的作業流程也不一樣。
財政部電子整合發票服務平台僅提供 B2B（公司對公司）和 B2G（公司對政府公家機關與學校 ），可以不用透過付費加值服務平台，由公司自行申請即可開立。B2C 發票則是要透過付費加值服務平台才能開立。
B2B 電子發票開立步驟
#1 事前準備
申請電子發票
公司剛設立，想要申請電子發票的話，填寫「電子發票專用字軌申請書」及「使用電子發票承諾書」，蓋上公司大小章後，寄至所屬的國稅局稽徵所，即可申請。參考國稅申請書表及範例下載頁面。
＊ 延伸閱讀：電子發票懶人包
準備所需器材
- 工商憑證
- 讀卡機
#2 登入財政部電子整合發票服務平台
- 到財政部電子發票整合服務平台網站
- 點選畫面右上角「登入」
- 選擇登入身份：營業人
- 依序填寫「統一編號」、「帳號」、「密碼」，並輸入「圖形驗證碼」
- 點選「登入」
- 進入主畫面
#3 匯入專用字軌號碼
依據每兩個月會收到一次的「電子發票配號結果通知」電子郵件，接下來要將這個字軌配號區間加入系統中。
- 到電子發票整合服務平台的主畫面，左側點選「營業人功能選單」 > 「基本資料」 > 「發票號碼設定」
- 點選「匯入專用字軌號碼」
- 進入配發專用字軌清單 > 勾選當期字軌 > 點選「匯入」
- 系統顯示「匯入成功」
#4 新增產品明細
- 在主畫面左側點選「營業人功能選單」 > 「基本資料 」> 「產品資料維護」
- 點選「新增」
- 輸入產品資料
在這個頁面可以填寫設定「產品編號」、「品名」、「產品單位」、「單價」（稅前金額），填寫後點選「存檔」。
- 系統顯示「存檔完畢」
#5 交易對象資料維護
因為接著要準備開立 B2B 電子發票，在開立發票之前，要先新增交易對象。
- 在主畫面左側點選「營業人功能選單」 > 「基本資料」 > 「交易對象資料維護」
- 點選「新增」
- 在「交易對象統一編號」的地方，輸入對方的統一編號之後，點選「…」即可查詢。
- 接著畫面出現交易對象列表，點選統一編號後，即可匯入資料。
- 匯入後點選「存檔」
#6 開立存證發票
- 在主畫面左側點選「營業功能選單」 > 「存證發票作業」 > 「開立存證發票」
- 進入「開立存證發票頁面」，系統會自動帶入公司資料，公司電話如果沒有顯示的話，別忘了補上。
發票主檔
- 填寫發票主檔
- 發票日期：點選右邊的月曆符號，即可選擇發票要開立的日期。
- 發票號碼：點選自動選號右側的「…」，會自動顯示先前匯入的發票字軌，直接點選即可帶入。
- 買方統一編號：點選右側的「…」，系統自動顯示先前新增的交易對象資料，點選買方的統一編號，即可自動帶入買方資料。
發票明細
在發票明細的地方，填寫交易品項相關細節：
- 品項編號：點選右側的「…」，即顯示先前存檔的產品資料，點選後自動帶入。
- 數量：這個欄位要填寫交易的數量，系統才能自動加總金額。
- 填寫完成，確認所有內容無誤之後，點選頁面最下方「存檔」。
- 系統最後再次確認發票日期，無誤即可點選「確定」。
- 顯示發票新增成功（尚未完成，必須將存證上傳到系統才是完成，請繼續閱讀）
#7 發票自行交付存證上傳
- 到主畫面點選「營業人功能選單」 >「 存證發票作業 」> 「發票自行交付存證上傳」
- 輸入日期區間，點選「查詢」
- 游標移動到上傳檔名，點一下。
- 勾選發票號碼，並點選「寄送」。
- 憑證種類：選擇「工商憑證」，此時要將工商憑證、讀卡機安裝準備好。
- 輸入：憑證密碼
- 勾選：我已詳閱XML資料內容並且同意傳送
- 點選「產生簽章」
- 點選確認，即可送出並完成。
B2B 電子發票查詢、下載 PDF/Excel 檔
- 到主畫面點選「營業人功能選單」> 「查詢與下載」 > 「發票查詢/列印/下載」
- 點選「線上查詢」
- 輸入發票日期的區間，即可點選左下角「查詢」
- 勾選之後，即可點選下方所需的不同檔案格式，下載發票檔案。
電子發票 PDF 檔、Excel 檔的用途
一般來說，我開完發票之後，都會下載發票的 PDF 檔，再以電子郵件形式寄給客戶結帳；另外，每兩個月會也下載電子發票開立明細 Excel 檔給會計師。
空白未使用發票號碼上傳
每一期會有未使用的空白電子發票產生，因此在 單月的10日以內，必須將上一期未使用的發票上傳，以下是上傳的步驟：
- 到主畫面點選「營業人功能選單」> 「每單月10日前應辦理事項」 > 「上傳空白未使用發票號碼」
- 點選「新增」> 選擇「統一編號」 > 選擇「字軌期別」
- 下方列表欄位：點選「統一編號」、「發票類別」、「發票字軌」>分別輸入「起始、終止編號」> 點選「儲存」
- 存檔後，系統顯示「新增成功」，即完成
結語
以上整理 B2B 電子發票的開立流程，希望能幫助各位一人公司的經營者，快速完成發票的開立。
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